Digital transformation med iPad-projekt for Esbjerg Kommune
Om at bringe ændre kommunikationskulturen og få succes med den digitale transformation.
Udfordringen
I en tid, hvor digitalisering er nøglen til effektiv kommunikation og omkostningsreduktion, stod Esbjerg Kommune over for en ambitiøs opgave. Kommunen ønskede at gøre lokalplaner og andre vigtige dokumenter tilgængelige for borgerne digitalt, både på computere og tablets. Dette ville ikke kun reducere distributions- og udskriftsomkostninger, men også sikre en nemmere og mere brugervenlig adgang for borgerne.
For at opnå dette havde kommunen allerede investeret i Adobe InDesign, men de manglede en konkret løsning til at implementere et effektivt workflow og uddanne medarbejderne i at bruge værktøjerne korrekt. Efter en anbefaling fra et tidligere iPad-projekt, faldt valget på Kenn Römer-Bruhn, der med sin omfattende erfaring med digitalisering og brugervenlig designimplementering, blev den foretrukne ekspert til opgaven.
Løsningen
Kenn udviklede en skræddersyet løsning, der omfattede både rådgivning, design og uddannelse. Planen inkluderede:
- Udvikling af InDesign-skabeloner: Skabeloner blev designet med relevante formater (styles), så tekst fra Word-dokumenter automatisk kunne formateres korrekt ved import.
- Effektivt workflow: Et InDesign-workflow blev skabt, hvor dokumenter kunne opsættes med forside, kolofon, indholdsfortegnelse og interaktive PDF-filer, der kunne vises på iPads via iBooks.
- Uddannelsesplan: Ca. 20 medarbejdere blev uddannet i tre faser:
- Fjernelse af barrierer og forståelse for InDesigns muligheder.
- Hands-on træning i det specifikke workflow.
- Opfølgningskursus efter 3-4 uger for at besvare spørgsmål og finjustere processerne.
Kenn arbejdede tæt sammen med kommunen både on-site og online for at sikre, at medarbejderne havde de rette værktøjer og den nødvendige viden til at løse fremtidige opgaver selvstændigt.
Resultatet
Projektet transformerede Esbjerg Kommunes måde at håndtere lokalplaner og andre dokumenter på. Borgerne fik nem adgang til interaktive og professionelt opsatte dokumenter via deres egne enheder, og distributionsomkostningerne blev markant reduceret.
Kommunens medarbejdere gik fra at være usikre på digitale workflows til at mestre dem med selvtillid og effektivitet. Kenns ekspertise og tilstedeværelse som ad hoc konsulent gennem hele processen sikrede en gnidningsfri implementering, som har sat nye standarder for digital kommunikation i den offentlige sektor.
5 stjernet anmeldelse
Kenn Römer-Bruhn gav en super forståelse for programmet og værktøjerne, så alle havde lyst til at udforske og lære det på egen hånd. Alle vores ønsker blev gennemgået af Kenn, der kom med forslag og innovative løsninger, som har gjort produktet mere fleksibelt, og fik dem implementeret professionelt i løsningerne.
Alle tætte deadlines blev overholdt, trods en meget kompliceret opgave.
Under uddannelsen stod Kenn Römer-Bruhn for undervisningen af såvel uerfarne og erfarne brugere af Adobe InDesign. Han havde en utrolig rolig facon – og formåede at formidle og forklare et stof, så det blev enkelt, trods forskellige niveauer og forudsætninger for programmet.
Hos Esbjerg Kommune har vi fået et professionelt produkt, som vi er glade for fungerer. Som en bonus er vores arbejde blevet mere effektivt med løsningen.
Kenn Römer-Bruhn har intensivt arbejdet med opbygningen af InDesign-skabelonen, så den blev nem for kommunens medarbejdere at arbejde med, og brugerne med få klik, bl.a. kunne indsætte korrekte typografier, tabeller og fotos.
I forbindelse med uddannelsesplanen valgte Kenn Römer-Bruhn at udarbejde en vejledning, så brugerne havde en dokumentation at forholde sig til. Dette værktøj er samtidig en manual til kommende medarbejdere i kommunen samt dennes samarbejdspartnere.
Alt i alt har Kenn Römer-Bruhn været professionel på en fantastisk pædagogisk måde, så alle har forstået budskabet og kan bruge det efterfølgende.
– Lone Mikkelsen, Esbjerg Kommune, Teknik & Miljø, Kommune- & Byplan